- Varianten
- Teamassistenz, Office-Management, Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz
- Einstieg
- kaufmännische Ausbildung bzw. Lehre, Fremdsprachenausbildung, Studium
- Arbeitsorte
- Unternehmen aller Größen, Kanzleien, Hochschulen, Verbände
- Arbeitszeit
- Vollzeit oder Teilzeit, in Leitungsassistenz auch flexibel
Was macht eine Assistenz?
Die Aufgaben wachsen mit der Position. Typisch sind:
- Kalender führen, Termine koordinieren und Prioritäten setzen
- Dienstreisen planen und abrechnen
- Besprechungen vorbereiten, Protokolle schreiben, Aufgaben nachhalten
- Präsentationen, Berichte und Korrespondenz erstellen
- Anfragen filtern und an die richtige Stelle weitergeben
- Veranstaltungen organisieren
- kleinere Projekte eigenständig übernehmen
In der Teamassistenz unterstützt man eine Abteilung, im Office-Management den ganzen Bürobetrieb einschließlich Dienstleistern und Ausstattung. Die Assistenz der Geschäftsführung arbeitet eng mit der Leitung und hat oft Zugang zu vertraulichen Informationen.
Wege in den Beruf
Viele beginnen mit einer kaufmännischen Ausbildung bzw. Lehre, etwa im Büromanagement, und wachsen über Teamassistenz in größere Rollen.
In Österreich führen Lehre, Handelsakademie oder ein Kolleg in die Assistenz. Lehrgänge zur Office-Managerin bzw. zum Office-Manager werden etwa an WIFI und bfi angeboten. Für Leitungsassistenzen ist ein FH- oder Universitätsabschluss verbreitet.
Gehalt: Wovon es abhängt
Das Gehalt steigt mit der Nähe zur Unternehmensleitung und der Größe des Unternehmens. Vorstands- und Geschäftsführungsassistenzen in Konzernen verdienen deutlich mehr als Teamassistenzen in kleinen Betrieben. Fremdsprachen, Projektverantwortung und Vertraulichkeit werden honoriert.
Arbeitsalltag
Kein Tag gleicht dem anderen: Neben geplanten Aufgaben gibt es ständig Unvorhergesehenes. Gute Assistenzen denken voraus, behalten den Überblick und bleiben ruhig, wenn drei Termine gleichzeitig kollidieren. Diskretion ist selbstverständlich.
Gefragte Kenntnisse
- Microsoft 365 auf hohem Niveau, besonders Outlook, PowerPoint und Excel
- Organisationstalent und Priorisierung
- sicherer schriftlicher Ausdruck auf Deutsch und Englisch
- Reisekostenabrechnung und Grundlagen der Buchhaltung
- Umgang mit Videokonferenz- und Projektwerkzeugen
Perspektiven
Aus der Assistenz führen Wege ins Office-Management, ins Projektmanagement, in die Personalabteilung oder in Stabsstellen der Geschäftsführung. Wer Fachwissen aufbaut, etwa in Kommunikation oder Veranstaltungsorganisation, kann auch dort einsteigen.
Tipps für die Bewerbung
- Beschreiben Sie, für wen Sie gearbeitet haben und was Sie eigenständig verantwortet haben.
- Nennen Sie Beispiele für gute Organisation, etwa eine Veranstaltung oder eine Umstellung.
- Bereiten Sie sich auf Fragen zu Vertraulichkeit und Prioritäten vor.